Categoria: Sistemi di gestione

Un sistema di controllo della revisione dei documenti è la spina dorsale del programma di garanzia della qualità. È fondamentale per l’implementazione di qualsiasi sistema di gestione. Questo sistema documenta i metodi utilizzati dall’organizzazione per controllare, rivedere e approvare la propria documentazione.

Di seguito è riportato un elenco di elementi da considerare e documentare durante la creazione del sistema di controllo della revisione dei documenti.

• Lo schema di numerazione
• Il processo di creazione di nuova documentazione
• Il processo di aggiornamento della documentazione corrente
• Chi è tenuto a rivedere, approvare e firmare la documentazione
• La differenza tra copie master, di controllo e non di controllo
• Identificazione della Master List
• Il metodo per tenere traccia della posizione di tutti i documenti
• Chi è responsabile della conduzione delle attività di controllo dei documenti
• Il metodo per rendere obsoleti i documenti indesiderati
• Un processo di revisione dei documenti obbligatorio/automatico
• Il metodo utilizzato per prevenire l’uso involontario di documenti non di controllo o vecchi documenti.
• La politica sulla leggibilità dei documenti
• Le modalità di conservazione della documentazione

Qualsiasi informazione utilizzata per la qualità del prodotto o il sistema di gestione della qualità deve essere incorporata nel sistema di controllo dei documenti.

Ciò comprende:

• Sistemi di gestione della qualità
• Procedure di processo
• Istruzioni di lavoro per i dipendenti
• Specifiche
• Software
• Manuali di funzionamento della macchina
• Disegni CAD
• Notifica di modifica del processo
• Formati record 
• Diagrammi di flusso

Schema di numerazione

All’interno del tuo sistema di revisione del controllo dei documenti, delinea il tuo schema di numerazione per la documentazione. Rendi lo schema appropriato per la tua organizzazione. Considera questi fattori:

• Fase di processo
• Numeri di reparto
• Tipo di documento
• Revisione del documento
• Posizioni dei documenti
• Facilità di identificazione
• Formato documento
• Numero ID sequenziale
• Data di origine

Il sistema di controllo dei documenti dovrebbe avere un documento principale (master) in cui è presente una sola copia di questo documento. Specificare la posizione del documento master. Assicurarsi che nessuno possa manomettere la copia master.

Il master può essere digitale, cartaceo o una combinazione di entrambi. Mantieni i master nella stessa posizione. Se la copia master è digitale, è possibile archiviare i file in una directory intitolata “Documentazione master”. Se il master è una copia cartacea, puoi timbrare il documento con “Master”. La copia master deve essere facilmente identificabile come master.

Mantieni un elenco di documenti master a cui è possibile accedere facilmente se necessario. Questo elenco deve mostrare il numero del documento, il nome del documento, l’ultima lettera di revisione e la data di origine del documento.

Un documento di controllo è normalmente una copia del documento master. Una copia di controllo viene solitamente posizionata nel punto di utilizzo. Questi documenti dovrebbero anche essere facilmente riconosciuti come controllati. Vuoi essere sicuro che i dipendenti non utilizzino documenti non controllati.

La posizione di questi documenti controllati deve essere tracciata. Quando si aggiorna in modo permanente il documento master, la funzione di controllo del documento aggiorna anche i documenti di controllo.