Categoria: SA 8000

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Scegliere i Kit Documentali per i Sistemi di Gestione: Una Guida Pratica

Scegliere i Kit Documentali per i Sistemi di Gestione: Una Guida Pratica

Introduzione:
L’implementazione di un sistema di gestione secondo gli standard ISO richiede una documentazione accurata e ben strutturata. I kit documentali sono strumenti preziosi che offrono tutto ciò di cui hai bisogno per avviare o migliorare il tuo sistema di gestione. Ma come scegliere il kit più adatto alle tue esigenze? In questo breve articolo, ti forniremo alcuni consigli pratici per facilitare la tua scelta.

1. Identifica le tue esigenze specifiche:
Prima di scegliere un kit documentale, è importante identificare le esigenze specifiche della tua organizzazione. Considera gli standard ISO pertinenti al tuo settore e individua i processi e le procedure chiave che devono essere documentati. In questo modo, sarai in grado di selezionare un kit che soddisfi le tue esigenze specifiche.

2. Controlla la completezza del kit:
Un kit documentale completo dovrebbe includere un manuale dettagliato, procedure operative standard (SOP) e modulistica in formato editabile. Assicurati che il kit contenga tutti i documenti necessari per l’implementazione e la gestione efficace del tuo sistema ISO.

3. Valuta la qualità dei documenti:
La qualità dei documenti inclusi nel kit è fondamentale. Assicurati che siano redatti in modo chiaro, coerente e aderenti alle norme ISO. Cerca anche documenti che siano facilmente personalizzabili per adattarsi alle esigenze specifiche della tua organizzazione.

4. Considera l’aggiunta di software professionale:
Alcuni kit documentali includono software professionale che facilita la gestione degli audit e delle checklist. Questi strumenti possono semplificare notevolmente il processo di monitoraggio e migliorare l’efficienza complessiva del sistema di gestione. Valuta se il kit che stai considerando offre anche questa aggiunta preziosa.

5. Sconto e opzioni di pagamento:
Esamina le offerte promozionali disponibili, come sconti aggiuntivi o opzioni di pagamento rateale senza interessi. Queste opportunità possono rendere l’acquisto di un kit documentale più conveniente e accessibile per la tua organizzazione.

Conclusione:
Scegliere il kit documentale giusto per il tuo sistema di gestione ISO è un passo importante verso il successo. Seguendo i consigli sopra citati, potrai individuare un kit completo, di alta qualità e personalizzabile per le tue esigenze. Non dimenticare di valutare anche le offerte promozionali disponibili per ottimizzare il tuo investimento. Prenditi il tempo necessario per fare una scelta informata e preparati a semplificare la gestione del tuo sistema ISO.

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Consigli pratici per il controllo della revisione dei documenti nei sistemi di gestione

Un sistema di controllo della revisione dei documenti è la spina dorsale del programma di garanzia della qualità. È fondamentale per l’implementazione di qualsiasi sistema di gestione. Questo sistema documenta i metodi utilizzati dall’organizzazione per controllare, rivedere e approvare la propria documentazione.

Di seguito è riportato un elenco di elementi da considerare e documentare durante la creazione del sistema di controllo della revisione dei documenti.

  • Lo schema di numerazione
  • Il processo di creazione di nuova documentazione
  • Il processo di aggiornamento della documentazione corrente
  • Chi è tenuto a rivedere, approvare e firmare la documentazione
  • La differenza tra copie master, di controllo e non di controllo
  • Identificazione della Master List
  • Il metodo per tenere traccia della posizione di tutti i documenti
  • Chi è responsabile della conduzione delle attività di controllo dei documenti
  • Il metodo per rendere obsoleti i documenti indesiderati
  • Un processo di revisione dei documenti obbligatorio/automatico
  • Il metodo utilizzato per prevenire l’uso involontario di documenti non di controllo o vecchi documenti.
  • La politica sulla leggibilità dei documenti
  • Le modalità di conservazione della documentazione

Qualsiasi informazione utilizzata per la qualità del prodotto o il sistema di gestione della qualità deve essere incorporata nel sistema di controllo dei documenti.

Ciò comprende:

  • Sistemi di gestione della qualità
  • Procedure di processo
  • Istruzioni di lavoro per i dipendenti
  • Specifiche
  • Software
  • Manuali di funzionamento della macchina
  • Disegni CAD
  • Notifica di modifica del processo
  • Formati record 
  • Diagrammi di flusso

Schema di numerazione

All’interno del tuo sistema di revisione del controllo dei documenti, delinea il tuo schema di numerazione per la documentazione. Rendi lo schema appropriato per la tua organizzazione. Considera questi fattori:

  • Fase di processo
  • Numeri di reparto
  • Tipo di documento
  • Revisione del documento
  • Posizioni dei documenti
  • Facilità di identificazione
  • Formato documento
  • Numero ID sequenziale
  • Data di origine

Il sistema di controllo dei documenti dovrebbe avere un documento principale (master) in cui è presente una sola copia di questo documento. Specificare la posizione del documento master. Assicurarsi che nessuno possa manomettere la copia master.

Il master può essere digitale, cartaceo o una combinazione di entrambi. Mantieni i master nella stessa posizione. Se la copia master è digitale, è possibile archiviare i file in una directory intitolata “Documentazione master”. Se il master è una copia cartacea, puoi timbrare il documento con “Master”. La copia master deve essere facilmente identificabile come master.

Mantieni un elenco di documenti master a cui è possibile accedere facilmente se necessario. Questo elenco deve mostrare il numero del documento, il nome del documento, l’ultima lettera di revisione e la data di origine del documento.

Un documento di controllo è normalmente una copia del documento master. Una copia di controllo viene solitamente posizionata nel punto di utilizzo. Questi documenti dovrebbero anche essere facilmente riconosciuti come controllati. Vuoi essere sicuro che i dipendenti non utilizzino documenti non controllati.

La posizione di questi documenti controllati deve essere tracciata. Quando si aggiorna in modo permanente il documento master, la funzione di controllo del documento aggiorna anche i documenti di controllo. 

La revisione/approvazione del documento dipende dalla natura del documento e dalla struttura di gestione dell’organizzazione. Si consiglia un minimo obbligatorio di due persone per esaminare il documento. Per le piccole imprese potrebbe essere l’autore e l’utente principale del documento. Per una procedura di processo di un’azienda più grande potrebbe essere lo scrittore, il proprietario del processo, l’ingegneria, il controllo qualità e produzione.

Quando un documento viene rivisto e approvato, deve essere utilizzata una firma. Questo potrebbe essere scritto a mano o digitale. Durante un audit è necessario dimostrare che il documento è stato rivisto e approvato.

Funzione di controllo della revisione del documento

Il sistema di controllo della revisione dei documenti deve specificare chi è responsabile della manutenzione del sistema di controllo dei documenti. Documenta chi completa queste attività:

  • Designa il documento master
  • Tiene traccia delle posizioni dei documenti di controllo
  • Distribuisce i documenti
  • Assicura che i documenti vengano esaminati
  • Assicura che siano leggibili
  • Assicura che siano disponibili in tutti i punti di utilizzo
  • Mantiene l’elenco principale

Modifiche al controllo di revisione del documento

Quando si verificano modifiche a un documento, il sistema di controllo dei documenti dovrebbe specificare questi elementi:

  • Come fare un cambiamento
  • Il metodo utilizzato dall’autore per documentare le modifiche
  • Chi è responsabile della revisione e dell’approvazione delle modifiche
  • Il processo su come il vecchio documento viene rimosso dal sistema e da tutti i punti di utilizzo.

 

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Aggiornati i Kit documentazione sistemi di gestione

Sono stati aggiornati tutti i Kit documentazione sistemi di gestione, con 3 nuovi software professionali di grande utilità, per un valore superiore ai 1.000 euro:
_ Audit Doc per realizzare e gestire qualsiasi tipologia di Audit
_ Check list maker per la gestione delle check list
_ Software NC – Gestione non conformità (vedi video demo) per gestire le non conformità dei sistemi di gestione.

La collana editoriale Kit documentazione sistemi di gestione è costituita dai seguenti prodotti:

1) Raccolta KIT DOCUMENTALI SISTEMI DI GESTIONE
2) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 45001:18 
3) KIT DOCUMENTAZIONE SA 8000 
4) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 9001 – IS0 14001 – ISO 45001 
5) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 27001  
6) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 9001 – ISO 14001
7) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 9001:2015
8) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 14001:2015 –
9) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 50001
10) Kit Documentazione ISO 13485
11) KIT DOCUMENTAZIONE ISO 22000

Autore: Dr. Matteo Rapparini – Esperienza professionale Il Sole 24 Ore spa – Autore ed editore dal 2002 di decine di software, kit documentali e corsi on line inerenti i sistemi di gestione ISO scelti da oltre 6.500 professionisti e aziende.
Editore, primo in Italia a realizzarli e a distribuirli online dal 2002.
Editore dei siti www.edirama.org, www.certificazione.info e www.certificazioneiso.org
Contatti:  – info@edirama.org – Whatsapp
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Pubblicato: Tool Valutazione Rischi – Risk Assessment – Formato: MS Excel

Inauguriamo la nuova collana editoriale Excel – Software applicativi con il primo prodotto –

Tool Valutazione Rischi – Risk Assessment – Formato: MS Excel

Pratico e veloce strumento di valutazione dei rischi per analizzare i potenziali rischi in ambito:
_ sicurezza del lavoro
_ privacy
_ modelli 231
_ sistemi di gestione
_ qualsiasi contesto in cui sia necessario realizzare rapidamente la valutazione rischi.

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SA 8000: cos’è, come si realizza il manuale e le procedure

SA 8000: cos’è, come si realizzano il manuale e le procedure

SA 8000 (ovvero SA8000:2014; SA sta per Social Accountability) è uno standard internazionale di certificazione redatto dal CEPAA (Council of Economical Priorities Accreditation Agency) che certifica alcuni aspetti aziendali attinenti alla responsabilità sociale d’impresa, quali:

il rispetto dei diritti umani
il rispetto del diritto del lavoro
la tutela contro lo sfruttamento minorile
le garanzie di sicurezza e salubrità sul posto di lavoro

Lo scopo della norma è quello  di migliorare le condizioni lavorative.

La SA 8000 è una norma volontaria nel senso che le imprese decidono liberamente di sottoporsi al rispetto dei principi ivi sanciti. Il compito di verificare nel tempo il permanere delle condizioni di conformità alla norma è assegnato ad un Ente di certificazione di terza parte, ossia indipendente, abilitato a svolgere i controlli.

 

Struttura SA 8000

  • I. INTRODUZIONE
  • 1. Scopo e campo di applicazione
  • 2. Sistema di gestione
  • II. ELEMENTI NORMATIVI E LORO INTERPRETAZIONE
  • III. DEFINIZIONI
  • IV. REQUISITI DI RESPONSABILITÀ SOCIALE
  • 1. Lavoro infantile
  • 2. Lavoro Forzato o Obbligato
  • 3. Salute e sicurezza
  • 4. Libertà di Associazione e Diritto alla Contrattazione Collettiva
  • 5. Discriminazione
  • 6. Pratiche Disciplinari
  • 7. Orario di lavoro
  • 8. Retribuzione
  • 9. Sistema di gestioneI documenti: manuale, procedure e modulistica

    Il sistema documentale SA 8000 è costituito di norma da:1 manuale, procedure operative e dalla relativa modulistica.
    Il Kit documentale SA 8000 di Edirama è così strutturato

    SA 8000

    Manuale Responsabilità sociale SA 8000:2014
    Procedure (12)
    1) Gestione problematiche lavoro infantile e minore
    2) Ricerca, selezione e formazione del personale
    3) Sistema disciplinare
    4) Politica di responsabilità sociale
    5) Gestione dei documenti e delle registrazioni
    6) Riesame della direzione
    7) Valutazione rischi responsabilità sociale
    8) Verifiche ispettive interne
    9) Invio segnalazioni e reclami
    10) Gestione non conformità
    11) Gestione azioni correttive e preventive
    12) Controllo fornitori e sub-fornitori
    Bilancio etico SA 8000
    Modulistica (28 moduli allegati alle procedure) – Vedi Elenco Moduli
    Check list audit interno SA 8000
    Totale documenti: 42 file  in formato MS Word editabili

    Vedi estratti documenti
    sa8000_Manuale_di_gestione_estratto
    P009_invio_segnalazioni_reclami_estratto

Come ottenere la certificazione SA 8000
 L’audit di certificazione viene effettuato da un organismo accreditato che provvede a  verificare la conformità del sistema documentale  rispetto ai requisiti della norma. Il tutto si conclude con l’ emissione del certificato (validità 3 anni) , che deve essere rinnovato annualmente mediante gli audit di prima e seconda sorveglianza per confermare o meno l’effettivo mantenimento del sistema SA 8000.
Alla fine del terzo anno viene effettuato un audit per l’eventuale nuova conferma triennale.
La certificazione garantisce tutte le parti interessate (clienti, autorità di vigilanza, consumatori, cittadini) che l’organizzazione opera in conformità ai requisiti stabiliti nello standard di riferimento.

Quanto tempo è necessario per completare la certificazione SA 8000 e quanto costa
I tempi necessari al raggiungimento della certificazione dipendono dalla complessità dei processi aziendali e dalla “partecipazione attiva” dell’azienda.
In media occorrono c.a. 4-6 mesi.
Per quanto concerne i costi, questi possono variare in funzione della tipologia di azienda.

Puoi utilizzare questo tools per confrontare diversi preventivi.

Vedi esempi di documentazione e accedi al Kit documentazione manuale, procedure SA 8000