Il D.lgs 231/01 non prevede modalità operative dell’attività dell’Organismo di Vigilanza. Si limita all’art. 6 comma 1 lettera b e d
- Se il reato e’ stato commesso dalle persone indicate nell’articolo 5, comma 1, lettera a), l’ente non risponde se prova che:
b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento e’ stato affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
d) non vi e’ stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di cui alla lettera b).
Pertanto l’operatività dell’Organismo di Vigilanza è sempre a rischio di errori.
In questo report presentiamo le criticità che può incontrare l’attività dell’ODV 231, partendo proprio dalle fasi operative.
Le principali attività dell’Organismo di vigilanza sono:
– verificare la corretta applicazione delle prescrizioni del modello da parte dei destinatari rispetto ai diversi reati previsti dal Decreto;
– garantire il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello;
– la reale efficacia ed effettiva capacità del modello di prevenire la commissione dei reati rispetto alla struttura dell’ente;
– l’aggiornamento del modello, in caso si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso a seguito di mutamenti nella struttura aziendale o nella normativa di riferimento”.
– effettuare periodiche verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici che sono svolti da soggetti apicali o nelle aree e attività di rischio individuate;
– segnalare all’organo dirigente, per gli opportuni provvedimenti, di quelle violazioni accertate del modello organizzativo che possano comportare l’insorgere di una responsabilità in capo all’ente;
– promuovere idonee iniziative per diffondere la conoscenza e la comprensione del modello all’interno dell’Ente e predisporre materiale informativo con istruzioni, chiarimenti e aggiornamenti relativi al funzionamento del modello stesso;
– raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del modello;
– coordinarsi con le altre funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per il migliore monitoraggio della attività e delle aree a rischio;
– svolgere audit per accertare che i punti di controllo generale previsti dal sistema aziendale siano effettivamente operanti e che i punti di controllo preventivo specifici, all’interno delle diverse procedure, siano efficaci;
– coordinarsi con i responsabili delle altre funzioni aziendali per i diversi aspetti attinenti all’attuazione del modello (formazione del personale, provvedimenti disciplinari, ecc.);
– condurre indagini interne per accertare presunte violazioni del modello;
– predisposizione di una relazione informativa, su base almeno semestrale, per l’organo dirigente e, in particolare, per la sua eventuale articolazione organizzativa costituita dal Comitato per il controllo interno, quando esso non sia investito della funzione di OdV, in ordine alle attività di verifica e controllo compiute ed all’esito delle stesse;
– trasmissione della relazione di cui al punto precedente al Collegio sindacale;
– suggerire dei provvedimenti disciplinari, che saranno poi decisi dal Consiglio di Amministrazione o dal Responsabile del Personale a seconda che la violazione sia stata effettuata da un soggetto apicale o da uno subordinato”.
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Raccolta documenti operativi per attività Organismo di Vigilanza D.lgs 231/01
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Questa parentesi è stata utile come prologo per elencare altri 5 errori (i precedenti li puoi consultare dal seguente link) che un Organismo di Vigilanza deve evitare. Vediamoli.
16) Non allegare al registro dei Verbali il calendario/scadenzario delle attività di controllo
17) Non realizzare una pianificazione delle attività di controllo che includano per ogni attività le seguenti informazioni: descrizione attività, frequenza controllo, documentazione da acquisire, data ed esito, obiettivo controllo, budget di spesa e risorse necessarie,
referente.
18) Stesura insufficiente verbale dell’operato Organismo di Vigilanza
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CORSO ON LINE ESPERTO ODV 231
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19) Verbale ODV con assenza di eventuali critiche dell’operato all’interno dell’azienda
20) Assenza revisione ed analisi delle segnalazioni ricevute
21) Report attività di vigilanza non pubblicato annualmente
22) Report attività di vigilanza in cui non sono indicate: attività svolta, criticità emerse, interventi migliorativi
