Il Decreto Legislativo 231/2001 è una norma del diritto italiano che ha introdotto nel sistema giuridico italiano la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi nell’interesse o a vantaggio delle stesse da parte di soggetti che ricoprono ruoli apicali o subordinati.
L’organismo di vigilanza (OdV) ha il compito di monitorare l’efficacia e il rispetto del modello di organizzazione, gestione e controllo (MOGC) adottato dalla società, e di aggiornarlo in caso di necessità.
Per quanto riguarda la gestione dei flussi informativi esterni, l’OdV deve garantire che l’azienda sia in grado di rispondere in modo adeguato alle richieste di informazioni provenienti da enti esterni, come ad esempio gli organi di controllo, le autorità giudiziarie o altre parti interessate.
Per farlo, l’OdV potrebbe adottare le seguenti strategie:
1. **Definire Procedure Chiare:** L’OdV dovrebbe stabilire procedure chiare per la raccolta, l’archiviazione e la comunicazione delle informazioni relative al MOGC. Queste procedure dovrebbero essere documentate e facilmente accessibili a tutti i membri dell’organizzazione.
2. **Fornire Formazione:** L’OdV dovrebbe garantire che tutti i membri dell’organizzazione siano adeguatamente formati su come gestire le richieste di informazioni esterne. Questo potrebbe includere la formazione su come riconoscere le richieste di informazioni pertinenti, come rispondere in modo appropriato e come documentare le interazioni.
3. **Monitorare Le Comunicazioni:** L’OdV dovrebbe monitorare le comunicazioni esterne per assicurarsi che le informazioni vengano condivise in modo appropriato. Questo potrebbe includere la revisione delle comunicazioni in uscita e l’analisi dei flussi di comunicazione per identificare eventuali aree di miglioramento.
4. **Aggiornamento Continuo:** L’OdV dovrebbe aggiornare regolarmente le procedure di gestione dei flussi informativi esterni per tenere conto delle modifiche alla legislazione, delle modifiche alle pratiche aziendali o di altre circostanze pertinenti.
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