Consigli pratici per svolgere l’audit 231

Lo svolgimento dell’audit del Modello 231 è uno dei principali compiti dell’Organismo di vigilanza. E’ un momento importante in cui l’intero sistema documentale 231, viene “messo” sotto pressione per evidenziare eventuali “falle” che potrebbero portare a conseguente legali, in caso di procedimento 231 a carico dell’azienda.

Il cosiddetto Audit 231 ha lo scopo di comprendere come sono gestiti i processi aziendali in relazione ai reati presupposto e verificare che i principi di comportamento e di controllo, contenuti nelle Parti Speciali, siano correttamente applicati.

Altresì l’Audit 231 deve fornire indicazioni di miglioramento nel caso di non conformità alla normativa.

Le modifiche alla Parti Speciali del modello (Protocolli, Procedure, sistema di deleghe) devono essere applicate con grande attenzione per assicurare che gli eventuali controlli sostitutivi mantengano il livello di prevenzione dei reati 231/01 allo stesso valore dei precedenti.

Vediamo alcuni consigli operativi per svolgere correttamente l’audit 231

1) Iniziare l’attività di audit 231 dalle aree più a rischio

2) Chi effettua l’audit deve avere acquisito una formazione di base sull’area aziendale e sulla tematica oggetto della verifica

3) E’ consigliabile che gli auditor possiedano competenze tecniche specifiche sulla materia oggetto di verifica (ad esempio l’audit su “gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro” deve essere effettuato da personale con competenze specifiche in tale materia)

4) Definire (è l’Organismo di vigilanza che deve farlo) obiettivi dell’audit, chi lo svolgerà, l’ambito di intervento e tempistica.

5) Definire un piano dei controlli che dovranno essere applicati

6) Definire elenco della documentazione da visionare/allegare

7) Definire periodicità dell’audit

8) Condividere il piano audit con la direzione, i responsabili delle aree oggetto dell’audit 231

9) Allegare al Rapporto di audit evidenze documentali relative a eventuali criticità evidenziate.

10) Mettere agli atti le azioni di miglioramento concordate con il management in modo da poter essere verificate successivamente da parte dell’Organismo di Vigilanza.

Autore:

Dr. Matteo Rapparini