Dal 28/9/2022 diventano operative anche per le aziende e gli studi professionali, le linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale (AGID) per la conservazione dei documenti elettronici.
Le linee guida stabiliscono le regole per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e si applicano anche ai soggetti privati che, per qualsiasi motivo, conservano documenti aventi valore legale, in formato elettronico.
I documenti da conservare correttamente sono tantissimi quali comunicazioni (tramite email/pec) con autorità, enti pubblici e clienti: documentazione bancaria, contratti di conto corrente bancario, mutui, finanziamenti, documentazione fiscale e contabile, documentazione relativa ad eventuale contenzioso legale.
Il titolare dell’organizzazione deve adottare specifiche procedure e documentazione per una corretta conservazione e deve individuare un responsabile della conservazione (dipendente o esterno).
Sono 4 sostanzialmente gli step da compiere per essere a norma:
_ mappatura dei documenti informatici dell’organizzazione
_ definire procedure interne gestione conservazione documenti elettronici
_ nomina responsabile della conservazione documentale
_ redazione del manuale di conservazione documentale
Le sanzioni possibili sono piuttosto gravi:
_ decadenza validità legale dei documenti
_ sanzioni economiche previste dal GDPR fino a 10 milioni di euro.
