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Consigli pratici per svolgere l’audit 231

Consigli pratici per svolgere l’audit 231

Lo svolgimento dell’audit del Modello 231 è uno dei principali compiti dell’Organismo di vigilanza. E’ un momento importante in cui l’intero sistema documentale 231, viene “messo” sotto pressione per evidenziare eventuali “falle” che potrebbero portare a conseguente legali, in caso di procedimento 231 a carico dell’azienda.

Il cosiddetto Audit 231 ha lo scopo di comprendere come sono gestiti i processi aziendali in relazione ai reati presupposto e verificare che i  principi di comportamento e di controllo, contenuti nelle Parti Speciali,  siano correttamente applicati.

Altresì l’Audit 231 deve fornire indicazioni di miglioramento nel caso di non conformità alla normativa.

Le modifiche alla Parti Speciali del modello (Protocolli, Procedure, sistema di deleghe) devono essere applicate con grande attenzione per assicurare che gli eventuali controlli sostitutivi mantengano il livello di prevenzione dei reati 231/01 allo stesso valore dei precedenti.

Vediamo alcuni consigli operativi per svolgere correttamente l’audit 231

1) Iniziare l’attività di audit 231 dalle aree più a rischio

2) Chi effettua l’audit deve avere acquisito una formazione di base sull’area aziendale e sulla tematica oggetto della verifica

3) E’ consigliabile che gli auditor possiedano competenze tecniche specifiche sulla materia oggetto di verifica  (ad esempio l’audit su “gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro” deve essere effettuato da personale con competenze specifiche in tale materia)

4) Definire (è l’Organismo di vigilanza che deve farlo) obiettivi dell’audit, chi lo svolgerà,  l’ambito di intervento e tempistica.

5) Definire un piano dei controlli che dovranno essere applicati

6) Definire elenco della documentazione da visionare/allegare

7) Definire periodicità dell’audit

8) Condividere il piano audit con la direzione, i responsabili delle aree oggetto dell’audit 231

9) Allegare al Rapporto di audit evidenze documentali relative a eventuali criticità evidenziate.

10)  Mettere agli atti le azioni di miglioramento concordate con il management  in modo da poter essere verificate successivamente da parte dell’Organismo di Vigilanza.

Autore:


Dr. Matteo Rapparini

www.consulenza231.org
Autore di software per creare i modelli 231 e gestire l’attività dell’Organismo di Vigilanza 231, corsi on line sul D.lgs 231/01 – Dal 2007, oltre 6.000 clienti attivi
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L’Organismo di vigilanza 231 e la funzione di Internal Audit (audit interno)

L’audit interno del modello 231 è uno dei principali compiti dell’Organismo di Vigilanza. Tale attività deve essere svolta periodicamente, almeno una volta all’anno.
Nelle aziende dove è presente la funzione di internal audit è importante che vi sia collaborazione con l’Organismo di Vigilanza.

Le modalità attraverso le quali la funzione Internal Audit supporta gli OdV può avvenire a diversi livelli.


Nella fase di implementazione del modello e di aggiornamento.
Ai fini di un migliore e più efficace espletamento dei compiti e delle funzioni attribuiti all’Organismo, quest’ultimo si avvarrà della funzione Internal Audit in quanto dotata di competenze tecniche e risorse idonee a garantire lo svolgimento su base continuativa delle verifiche, delle analisi e degli altri adempimenti di competenza dell’Organismo.

L’Organismo potrà avvalersi dell’Internal Auditing per lo svolgimento dei seguenti compiti:

– assistere l’Organismo nell’attività di predisposizione della mappa delle attività sensibili;

– effettuare la raccolta delle segnalazioni che perverranno dalle strutture della Società e da soggetti terzi. In questo caso, l’Internal Auditing dovrà informare tempestivamente l’OdV del ricevimento di tali segnalazioni;

– ricevere i flussi informativi definiti dall’OdV predisponendo una relazione trimestrale riportante le anomalie eventualmente riscontrate;

– assistere l’OdV nell’analisi del Modello al fine di valutare l’effettiva capacità dello stesso a prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto (adeguatezza del disegno del Modello);

– seguire il follow-up delle proposte di adeguamento del Modello formulato dall’OdV, al fine di verificare l’implementazione e l’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte.

Supporto nella partecipazione alle riunioni degli OdV come segretario organizzativo o come membro degli stessi
La funzione Internal Audit e più precisamente il suo responsabile possono svolgere il ruolo di segreteria tecnica dell’Organismo di Vigilanza. Il Responsabile Internal Audit è anche componente dell’OdV.

La funzione di internal audit fornisce un supporto operativo all’Organismo di vigilanza tramite la conduzione di audit di compliance 231, intesi come:

  • analisi del mantenimento nel tempo dell’effettività e adeguatezza dei contenuti del Modello;
  • verifica dell’effettiva osservanza dei protocolli di controllo previsti dal modello e monitoraggio sull’attuazione delle misure previste;
  • verifica che le disposizioni aziendali recepiscano i protocolli di controllo.

Supporto nel coordinamento dei flussi informativi verso gli ODV da parte delle funzioni operative dell’organizzazione
L’Odv nell’espletamento delle proprie funzioni necessita di efficaci flussi informativi da parte delle funzioni operative dell’organizzazione. La funzione internal auditing supporta operativamente l’OdV:

  • coordinando la raccolta di dati (ad esempio tramite una casella di posta elettronica dedicata) e dei flussi informativi provenienti dalle direzioni o business unit;
  • producendo specifici report di sintesi sui flussi informativi raccolti • riportandoli periodicamente all’organismo

Supporto nelle attività di training/formazione.

Fonte: Alessia Scamaccio – Tesi di laurea – IL MONITORAGGIO DEL MODELLO ORGANIZZATIVO Ex. D.Lgs. 231/2001 NELLE AZIENDE MULTINAZIONALI

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Pubblicato Kit Audit modelli 231

La collana editoriale Audit, si arricchisce di un nuovo strumento per aiutare gli organismi di vigilanza 231, i consulenti e le aziende, a svolgere le verifiche periodiche dei modelli 231 in modo ancora più veloce e completo.

Kit Audit modelli 231 è il nuovo prodotto che risponde a questa esigenza.
E’ costituito da una serie di software, modulistica e check list di facile utilizzo, frutto di oltre 15 anni di sviluppo di prodotti dedicati ai modelli 231 da parte di Edirama, con oltre 6.000 clienti attivi.

Maggiori informazioni dal seguente link

La collana Audit di edirama.org comprende i seguenti kit:
_ Kit audit ISO 9001:2015
_ Kit audit ISO 27001
_ Kit audit ISO 45001
_ Kit audit ISO 13485
_ Kit audit ISO 50001
_ Kit audit SA 8000
_ Kit audit ISO 22000
_ Kit audit Privacy GDPR
Include anche il corso on line: “Come scrivere correttamente il report audit interno”