Il D.lgs 231/01 non prevede modalità operative dell’attività dell’Organismo di Vigilanza. Si limita all’art. 6 comma 1 lettera b e d
- Se il reato e’ stato commesso dalle persone indicate nell’articolo 5, comma 1, lettera a), l’ente non risponde se prova che:
b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento e’ stato affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
d) non vi e’ stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di cui alla lettera b).
Pertanto l’operatività dell’Organismo di Vigilanza è sempre a rischio di errori.
In questo report presentiamo le criticità che può incontrare l’attività dell’ODV 231, partendo proprio dalle fasi operative.
Le principali attività dell’Organismo di vigilanza sono:
– verificare la corretta applicazione delle prescrizioni del modello da parte dei destinatari rispetto ai diversi reati previsti dal Decreto;
– garantire il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello;
– la reale efficacia ed effettiva capacità del modello di prevenire la commissione dei reati rispetto alla struttura dell’ente;
– l’aggiornamento del modello, in caso si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso a seguito di mutamenti nella struttura aziendale o nella normativa di riferimento”.
– effettuare periodiche verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici che sono svolti da soggetti apicali o nelle aree e attività di rischio individuate;
– segnalare all’organo dirigente, per gli opportuni provvedimenti, di quelle violazioni accertate del modello organizzativo che possano comportare l’insorgere di una responsabilità in capo all’ente;
– promuovere idonee iniziative per diffondere la conoscenza e la comprensione del modello all’interno dell’Ente e predisporre materiale informativo con istruzioni, chiarimenti e aggiornamenti relativi al funzionamento del modello stesso;
– raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del modello;
– coordinarsi con le altre funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per il migliore monitoraggio della attività e delle aree a rischio;
– svolgere audit per accertare che i punti di controllo generale previsti dal sistema aziendale siano effettivamente operanti e che i punti di controllo preventivo specifici, all’interno delle diverse procedure, siano efficaci;
– coordinarsi con i responsabili delle altre funzioni aziendali per i diversi aspetti attinenti all’attuazione del modello (formazione del personale, provvedimenti disciplinari, ecc.);
– condurre indagini interne per accertare presunte violazioni del modello;
– predisposizione di una relazione informativa, su base almeno semestrale, per l’organo dirigente e, in particolare, per la sua eventuale articolazione organizzativa costituita dal Comitato per il controllo interno, quando esso non sia investito della funzione di OdV, in ordine alle attività di verifica e controllo compiute ed all’esito delle stesse;
– trasmissione della relazione di cui al punto precedente al Collegio sindacale;
– suggerire dei provvedimenti disciplinari, che saranno poi decisi dal Consiglio di Amministrazione o dal Responsabile del Personale a seconda che la violazione sia stata effettuata da un soggetto apicale o da uno subordinato”.
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Raccolta documenti operativi per attività Organismo di Vigilanza D.lgs 231/01
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Questa parentesi è stata utile come prologo per elencare gli errori che un Organismo di Vigilanza deve evitare. Vediamoli.
- Non condurre indagini sull’attività aziendale per aggiornare periodicamente la mappatura dei processi sensibili.
- Non definire un calendario annuale delle attività da svolgere
- Non raccogliere con sistematicità tutte le informazioni rilevanti per la conformità al Modello 231
- Non aggiornare la lista della documentazione disponibile
- Non pianificare periodiche riunioni con le altre funzioni aziendali per monitorare l’applicazione delle procedure presenti nel Modello 231
La prossima settimana pubblicheremo altri 5 errori dell’Organismo di vigilanza da evitare.
Autore:
Dr. Matteo Rapparini
www.consulenza231.org
Autore di software per creare i modelli 231 e gestire l’attività dell’Organismo di Vigilanza 231, corsi on line sul D.lgs 231/01 – Dal 2007, oltre 6.000 clienti attivi
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